Der Errichter und die Herausforderung der Digitalisierung im Unternehmen

WIE ERRICHTER IHREN BETRIEB ZIELGERICHTET UND ZUKUNFTSSICHER DIGITALISIEREN UND WELCHE ROLLE DER RICHTIGE ERP-ANBIETER DABEI SPIELT

Der Markt für elektronische Sicherheitstechnik wächst stetig. Gleichzeitig fehlt es den Errichtern an Fachkräften, die diese auch einzubauen vermögen. Nach den jüngsten Berechnungen des Bundesverbands Sicherheitstechnik e.V. (BHE), dauert es oft zwölf bis 15 Monate bis eine Stelle nachbesetzt wird. Um auch mit weniger Personal erfolgreich wachsen zu können, hinterfragen viele aktuell ihre eigenen Prozesse und setzen verstärkt auf Digitalisierung. Doch welche Grundlagen sollten im Betrieb vorhanden sein und was sind die Herausforderungen bei einem solchen Projekt? Von welchen Mehrwerten kann ein Errichter letztlich profitieren, wenn er die wichtigen Prozesse im Betrieb digitalisiert?

Digitalisierung ist in den letzten Jahren leider zu einem großen Buzzword geworden. Als langjähriger Director Sales bei es2000 bin ich aber überzeugt, dass Digitalisierung gerade für kleine und mittelständische Errichter zum alles bestimmenden Erfolgsfaktor werden kann. Natürlich sollten sich die Entscheider in den Unternehmen nicht gezwungen sehen, sofort sämtliche Unternehmensbereiche umfangreich zu digitalisieren. Dennoch wird immer deutlicher: Ganz ohne Digitalisierung ist echte Wettbewerbsfähigkeit oder gar weiteres Wachstum heutzutage kaum noch möglich. Welche Prozesse aber in welchem Umfang digitalisiert gehören, sollte im Vorfeld genau eruiert werden. Spannenderweise stellen wir immer wieder fest, dass hinsichtlich EDV kleine und mittelständische Unternehmen oftmals besser aufgestellt sind als die großen Konzerne.

Sicherheitsgedanke überwiegt

Für Errichter ist Sicherheit ein großes Thema. Da wird der analogen Welt häufig noch mehr vertraut als der digitalen. Darüber hinaus setzen viele Unternehmen noch auf Lösungen, mit denen sie über Jahre hin erfolgreich gearbeitet haben. Dass es mittlerweile neue Lösungen am Markt gibt, mit denen sich das Tagesgeschäft schneller, einfacher, kostengünstiger und auch mit weniger Fachpersonal erledigen lässt, ist zwar bekannt, aber den richtigen Zeitpunkt für einen Wechsel zu wählen, ist für viele eine Herausforderung. Schließlich gehört zu einer Software-Einführung nicht nur die finanzielle Investition in die Software an sich, sondern auch der Einsatz interner Ressourcen – und dabei muss das Tagesgeschäft erfolgreich weiterlaufen.

Uns geht es vor allem darum, den Kunden das Thema Digitalisierung näherzubringen. Wir schauen im Vorfeld ganz genau, wo das Unternehmen in diesem Bereich aktuell steht und wie es sich am Markt platziert. Hier spielen mitunter auch ganz allgemeine Faktoren eine Rolle wie beispielsweise Branche, Unternehmensgröße, Mitarbeiter- und Kundenzahl. Gemeinsam erörtern wir dann den gewünschten Digitalisierungsgrad und wie sich dieser in der Realität am besten umsetzen lässt. Dabei werden Fragen relevant wie: Wie zeitgemäß ist das Unternehmen aufgestellt, wie hoch ist die Investitionsbereitschaft und wie stark möchte der Errichter in Zukunft wachsen? Hierfür überprüfen wir bspw. die vorhandenen IT-Strukturen und auch eventuelle Anbindungsanforderungen. Auf diesen Erkenntnissen bauen wir dann unsere Beratung auf. Wir begleiten unsere Kunden bei allen Schritten und teilen ihnen genau mit, was, wann und in welchem Umfang erfolgen sollte.

Nimmt der Papierkram zu, leidet die Transparenz

Bei Technologietrends wie etwa der Digitalisierung des Außendienstes anhand mobiler Lösungen stoßen wir hingegen häufig noch auf mehr Zurückhaltung. Hier halten viele noch an ihren Auftrags- und Servicemappen fest. Spätestens aber, wenn ein Unternehmen im Begriff ist zu wachsen, kann das zum echten Problem werden. Nimmt der Papierkram zu, leidet die Transparenz und somit auch die Verfügbarkeit der eingesetzten Mitarbeiter. Es kommt zu Verständigungsproblemen zwischen Innen- und Außendienst und geleistete Stunden oder Materialverbräuche werden nur unzureichend oder gar nicht erfasst. Daraus resultieren dann schnell wirtschaftliche Schäden, die vor allem kleine und mittelständische Errichter in Schieflage bringen können. Fakt ist: Ohne ein leistungsfähiges, zukunftssicheres ERP-System ist gesundes Wachstum heutzutage kaum mehr möglich. Und aufgrund des Fachkräftemangels ist es deutlich einfacher, zu schauen, wo sich mithilfe von Software bestehende Prozesse optimieren lassen, damit man am Ende mit derselben Mannschaft mehr Aufträge bewältigen kann.

Effizienzvorteile durch mobile Außendienstlösungen

Wir raten auch, den Informationsfluss zum Kunden so durchgängig wie möglich zu gestalten. Werden bspw. Arbeitsberichte mobil erfasst, können Rechnungen schneller gestellt werden. Der Techniker kann noch vor Ort beim Kunden seinen Arbeitsbericht und seine Arbeitszeit erfassen und diese Informationen per Fingertipp zur Fakturierung an das Office-Team weiterleiten. Der Kunde erhält somit, noch bevor der Techniker den Hof verlässt, einen Arbeitsbericht per E-Mail und nur wenig später die Rechnung dazu. Wir hören immer wieder, dass die Kunden begeistert sind von dieser neuen Transparenz und auch Schnelligkeit. Deshalb seien sie auch eher bereit, die Rechnung sofort zu bezahlen.

Zeit, Budget und Ressourcen richtig einplanen

Die Kunden bei es2000 sind sehr breit gefächert: vom kleinen regionalen familiengeführten Errichter mit zehn Mitarbeitern bis hin zum Konzern. Unabhängig von Ausrichtung und Größe sollte jedem Unternehmen klar sein, dass ein Digitalisierungsprojekt immer auch ein Unternehmensprojekt ist.

Kleinere Errichter sollten von Anfang an auf eine flexible, zukunftssichere Lösung setzen sollten, mit der sie auch wachsen können. Damit sie eben nicht irgendwann eine kritische Grenze erreichen, bei der sie gezwungen sind, die bisherigen Lösungen durch eine komplett neue ERP-Software ersetzen zu müssen.

Die größten Herausforderungen bei einem Digitalisierungsprojekt sind die Zielsetzung sowie die Planung von Zeit, Budget und Ressourcen. Das macht man nicht mal eben parallel zum Tagesgeschäft. Wichtig ist, dass ein interner Projektleiter bestimmt wird. Dieser koordiniert während der gesamten Projektphase die Abläufe innerhalb des Errichterbetriebs und fungiert als zentraler Ansprechpartner sowohl für die eigenen Mitarbeiter als auch für den Software-Dienstleister. Außerdem sollte für jeden Unternehmensbereich mindestens ein Key-User definiert werden. Eine intensive Anfangsphase wie auch der hohe Einsatz von Zeit und Ressourcen haben sich bisher immer ausbezahlt. Denn: Spätere „Changes“ (Änderungsanforderungen) und auch Erweiterungen während der Software-Einführung können dann schneller, einfacher und mit geringerem Kostenaufwand realisiert werden.

Kosten werden oft falsch eingeschätzt

Wenn wir in ein Unternehmen kommen, ist es häufig so, dass die Unternehmensprozesse über viele Jahre gewachsen sind – wie ein Baum, den man nie zurückgeschnitten hat. Der ist dann zwar groß und besitzt viele Äste, aber gesund und kräftig ist er nicht. Damit der Baum noch viele Jahre wachsen kann, müssen unnötiger Wildwuchs und auch so mancher starke Trieb entfernt werden. Ähnlich verhält es sich auch mit den Unternehmensabläufen: Nicht jeder etablierte Prozess hat das Potential zu wachsen. Andererseits gibt es Prozesse, die deutlich schneller und einfacher gestaltet werden könnten. Nur weil man etwas gewohnt ist und es schon immer so gemacht hat, ist es noch lange nicht die beste Vorgehensweise.

Eine unserer wichtigsten Aufgaben ist es deshalb, den Kunden an eine ganzheitliche Betrachtung von ERP-Projekten heranzuführen. Wir sagen immer: Die Kunden müssen lernen, zu verlernen. Dazu sollten sie manch eingefahrenen Weg verlassen und sich auf neue Arbeitsweisen einlassen. Wir zeigen den Kunden im Detail, wo Ihre Mehrwerte liegen. Das gemeinsame Ziel dabei: die anfängliche Investition schnellstmöglich zu amortisieren.

Umfangreiches Customizing häufig gar nicht notwendig

Was wir neben einer funktionalen und zukunftssicheren Lösung vor allem bieten, ist eine über Jahre gewachsene Branchen-Expertise. Wir kennen die bewährten Arbeitsweisen unserer Fokus-Branchen genau. Unsere Software-Lösungen entwickeln wir auf Basis von Prozesslandkarten, die detailliert und anwenderfreundlich diese bewährten Arbeitsweisen abbilden. Ein umfangreiches Customizing ist deshalb in vielen Fällen gar nicht notwendig. Die Software wird installiert und dann entsprechend der Unternehmensabläufe konfiguriert. Customizing findet bei uns meist nur in Bezug auf Schnittstellen, Formulare und Reports statt.

Prozesse Schritt für Schritt besser machen

Manch ein Errichter weiß gar nicht was für ein Potential in seinen Prozessen schlummert. Doch wo fängt man an? Wir von es2000 starten bei den operativen Bereichen wie Vertrieb und Service. Anschließend kümmern wir uns um Administratives wie Auftragsbearbeitung, Lagerverwaltung und Buchhaltung. Weitere Optimierungen finden danach in folgenden Bereichen statt: Vertrieb und Service im Feld, aber auch CRM und Marketing.

Letztendlich verfolgen wir zwei Etappenziele. Ziel 1: Das klassische Errichter-Tagesgeschäft im Bereich Vertriebs- und Servicemanagement soll so schnell wie möglich – natürlich mithilfe der optimierten Prozesse – wieder laufen. Ziel 2: Wir verschaffen dem Kunden durch neue Module und Funktionen weitere Mehrwerte.

Wie lange dauert es zu digitalisieren?

Letzten Endes ist die Dauer eines Projektes immer abhängig von der Unternehmensgröße und den jeweiligen individuellen Anforderungen. Wir hatten schon Software-Einführungen mit einer Laufzeit von lediglich drei Monaten. Bei größeren Unternehmen mit komplexeren Prozessen müssen wir natürlich mehr Zeit investieren. Allerdings ist ein Software-Projekt nie ganz abgeschlossen. Im Grunde verkaufen wir ja keine Software, sondern den Digitalisierungsgedanken und die Prozesse dahinter. Und dadurch, dass wir den Fokus auf der Branche haben, entwickeln wir natürlich immer weitere Funktionalitäten, von denen die Errichter im Tagesgeschäft profitieren.

Kosten und Nutzen miteinander vergleichen

Im Vordergrund sollte deshalb immer stehen, wieviel Zeit und Kapital durch schlankere Prozesse eingespart werden können und in welchem Maße sich dadurch die Liquidität zum Positiven verändert. Uns ist klar, dass wir an diesen Zielen auch gemessen werden. Und manchmal stellt sich heraus, dass im Rahmen des Budgets eine Teilanforderung nicht umgesetzt werden kann – dann muss dies neu bewertet werden. Aber nur diese transparente und partnerschaftliche Kommunikation auf Augenhöhe bringt beide Seiten letztendlich weiter. Nur, wenn wir halten, was wir versprechen, können wir unsere Kunden auch für uns begeistern und langfristig mit ihnen zusammenarbeiten.

Finanzierungsmöglichkeiten für kleinere Unternehmen

Dennoch müssen gerade kleinere Unternehmen zunächst einmal genügend Spielraum für solcherlei Investitionen besitzen. Da fällt es mitunter wohl schon zu Beginn des Projektes schwer, gelassen zu bleiben. Gerade für kleinere und mittelständische Errichter ist es deshalb wichtig, zu wissen, dass es in punkto Digitalisierung eine ganze Bandbreite an Förder- und Finanzierungsmöglichkeiten gibt. Die Fördermittelhöhe ist dabei recht unterschiedlich, wir hatten schon Digitalisierungsprojekte, die zu 100 Prozent gefördert wurden. Natürlich geben wir da auch gerne Tipps in diese Richtung.

Bild: es2000 Errichter Software GmbH