Zettelwirtschaft ade – aus analog wird digital

Gesundes Wachstum trotz Fachkräftemangel: Während die Nachfrage nach elektronischer Sicherheitstechnik stetig wächst, suchen Errichter oft händeringend nach geschulten Mitarbeitern, die diese auch einzubauen vermögen. Gleichzeitig wird deutlich: Ganz ohne Digitalisierung ist echte Wettbewerbsfähigkeit oder gar weiteres Wachstum heutzutage kaum noch möglich. Im Vorteil sind häufig diejenigen, die über schnelle Prozesse und einen transparenten Datenfluss verfügen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die MAB Meldeanlagenbau GmbH aus Bissendorf.

Der 1987 gegründete Errichter für elektronische Sicherheitsgewerke im Großraum Osnabrück hat mit 30 Mitarbeitern eine stattliche Größe erreicht. Rund zwei Drittel davon arbeiten derzeit im Außendienst, sprich kümmern sich um die Installation, Service und Wartung der Meldeanlagen und Sicherheitssysteme, die ihre Besitzer u.a. vor Bränden oder unerlaubtem Zutritt schützen sollen.

Um auch mit weniger Fachkräften eine wachsende Kundschaft bedienen zu können, setzt das Unternehmen verstärkt auf Digitalisierung. „Die Fachkräfte, die wir haben, wollen wir so gut es geht, effizient einsetzen, und das erreicht man heutzutage am besten über leistungsfähige Software“, bringt es Lars Bendlin, der jüngste von drei Geschäftsführern bei MAB, auf den Punkt. „Aktuell haben die Techniker einen Mehraufwand, da das Papier eingescannt und am richtigen Ort abgelegt werden muss. Eine diesbezügliche umfassende Entlastung ist unsere Zielvorstellung.“

Prozesse automatisieren mittels Software

Generell gehe es darum, irgendwann komplett papierlos zu arbeiten und alles aus einer Software heraus steuern zu können. „Spätestens ab 30 Mitarbeitern müssen andere Strukturen her“, weiß Lars Bendlin. Post-its am PC, ein „Kannst Du mal eben …“ oder sonstige Mund-zu-Mund-Absprachen würden ab dieser Unternehmensgröße nicht mehr funktionieren. „Um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben, setzen wir verstärkt auf die Lösungen von es2000. Die Software unterstützt uns, bei der Digitalisierung administrativer und operativer Prozesse und bringt eine neue Transparenz in unser Tagesgeschäft.“

Papierlos im Außendienst

So ist es mithilfe des Osnabrücker Anbieters es2000 jüngst auch gelungen, den kompletten Außendienst von der täglichen Papierlast zu befreien. Nicht nur werden Arbeitszeitnachweise und Materialverbräuche jetzt digital erfasst, auch die dazugehörigen Wartungsprotokolle lassen sich heute komfortabel über mobile Tablet-Lösungen abbilden.

„Wir haben die Lösungen esweb und esmobile etappenweise eingeführt, zuerst im Service, dann im Wartungsgeschäft und zuletzt in der Projektmontage“, erinnert sich Lars Bendlin. „Der Plan war, zuerst die Prozesse zu optimieren, die zwar relativ einfach, dafür aber hochfrequent sind.“ Bei einem Serviceeinsatz werde häufig nur eine Batterie ausgetauscht, der nachträgliche Erfassungsaufwand habe also in keinem Verhältnis zur tatsächlichen Arbeit gestanden „Ist heute ein Auftrag erledigt, werden sämtliche Daten direkt vom Tablet an unsere ERP-Branchenlösung esoffice rückgemeldet. Der Innendienst kann also unmittelbar mit der Rechnungsstellung beginnen und unser Techniker gleich weiter zum nächsten Einsatz.“

E-Formulare für VdS-Standards im Wartungsgeschäft

Etwas mehr Kopfzerbrechen hätten da die Wartungseinsätze bereitet. Anders als im Service werden bei einer Wartung die Anlagen regelmäßig auf Funktion überprüft. Um den Versicherungsschutz geltend zu machen, muss jegliche Maßnahme vor Ort genau protokolliert werden. Es gilt deutsche DIN-Normen und VdS-Richtlinien einzuhalten. „In dem Fall waren die E-Formulare von es2000 für uns von größter Bedeutung“, so Lars Bendlin. Das Tool erzeugt VdS-konforme Wartungsprotokolle, die dann direkt über das Tablet ausgefüllt werden können. „Unser Software-Partner es2000 hat gemeinsam mit dem Bundesverband für Sicherheitstechnik digitale Vorlagen entwickelt, die sämtliche VdS-relevanten Vorgaben erfüllen. Das Schöne daran ist, dass diese Formulare hochindividualisierbar sind – wir können Wartungsprotokolle auf genau die Weise designen und inhaltlich bestücken, wie wir das für richtig halten.“

So weisen die Protokolle lediglich die Felder aus, welche die MAB-Techniker bei ihren Wartungsarbeiten tatsächlich benötigen. „Wir haben mit den Experten im Haus Workshops veranstaltet, um neben der Einhaltung der Regularien auch den bestmöglichen Praxisbezug herzustellen. Jetzt haben wir einen schlanken und sicheren Prozess, der unsere Mitarbeiter bestmöglich unterstützt.“

Revisionssichere Archivierung von Wartungsprotokollen

Sobald alle Werte auf der Checkliste vollständig eingetragen sind, finalisiert der Kunde diese anhand einer digitalen Unterschrift. Das beglaubigte Protokoll gelangt dann unmittelbar in esoffice, wo es neben dem Auftrag revisionssicher archiviert wird. „Der gesamte Wartungsvorgang läuft bei uns nun komplett automatisiert, alle Arbeitsberichte und E-Formulare werden an der richtigen Stelle abgelegt, ohne dass unser Innendienst in irgendeiner Form nacharbeiten muss“, freut sich Lars Bendlin.

Formulare im Corporate Design

Auch tragen die Formulare jetzt allesamt die Corporate Identity des Unternehmens. Eine Neuerung, die auch den Kunden positiv auffällt. „Denen wurde ja zuvor lediglich ein Durchschlagspapier ausgehändigt, auf dem meist wenig bis nichts zu erkennen war. Heute erhalten sie automatisiert per E-Mail ein schickes Formular in unseren Unternehmensfarben – da schaut der ein oder andere Kunde dann doch gerne auch mal genauer hin.“

Arbeitsplatz der Zukunft mitgestalten

Und wie es in Zukunft weitergehen soll, weiß Lars Bendlin auch schon – auf jeden Fall mit es2000 als verlässlichem Partner. Nach den Maßnahmen für den Außendienst, soll auch irgendwann die interne Verwaltung komplett ohne Papier auskommen. „Wir machen das auch, weil wir dadurch den Arbeitsplatz der Zukunft mitgestalten wollen. Mit den mobilen Lösungen von es2000 ermöglichen wir unseren Technikern einen flexiblen Arbeitsantritt aus dem Homeoffice. Wenn ein Mitarbeiter zum Beispiel 40 Kilometer weit weg von unserer Firma wohnt, kann er jetzt flexibel beim Frühstück seine Aufträge auf dem Tablet einsehen und dann die Kundschaft rund um seinen Wohnort bearbeiten. Das bedeutet für ihn, er muss nicht erst in der Firma vorbeischauen, und für uns kürzere Fahrdauerquoten.“ Gerade aktuell könne der Wert dieser Maßnahmen nicht hoch genug eingeschätzt werden: „Seit der Einführung im Sommer 2019 haben wir in unserem Wirksystem über 1.300 E-Formulare ausgefüllt. In Zeiten von Corona kommt uns die Digitalisierung der letzten zwei Jahre deutlich entgegen.“

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