Co-Working: So hilft cloudbasierte physische Sicherheit bei flexiblen Arbeitsmodellen

Längst ist für viele Arbeitskräfte, ob Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Freiberufler oder auch Behördenmitarbeiter:innen das hybride bzw. flexible Arbeitsmodell zur Normalität geworden. Das neue Konzept bietet ihnen die Möglichkeit, ihr Arbeitsumfeld optimal an ihren Zeitplan und ihre täglichen Aufgaben anzupassen. Arbeitnehmer von heute können immer häufiger selbst entscheiden, wo sie arbeiten möchten.Die größere Flexibilität und Bewegungsfreiheit für Arbeitnehmer sind jedoch mit zahlreichen Herausforderungen für die Sicherheitsverantwortlichen verbunden. Während das Bedürfnis nach Flexibilität steigt, wird der Schutz und die Überwachung von Gebäuden und Menschen, auch in Co-Working-Spaces, in der modernen Welt zu einem immer komplexeren Unterfangen, das ohne moderne Technologie, Automatisierung und KI kaum noch zu schaffen ist.

Geschäftsmodelle müssen sich anpassen

Eine Studie über die Einstellungen Berufstätiger zum Remote Working als Folge der Pandemie hat ergeben, dass 52 % der Beschäftigten weltweit einmal pro Woche und 68 % mindestens einmal im Monat[1] remote arbeiten, wobei 74 % der Berufstätigen damit rechnen, dass dieses Arbeitsmodell zur Norm wird[2]. Beachtliche 97 % der Arbeitnehmer wünschen sich keine Vollzeit-Rückkehr ins Büro[3]; viele halten Remote Working inzwischen sogar für den größten Anreiz für Spitzenkräfte[4]. Morphean stellte in seinem eigenen Landscape Report[5] aus dem Jahr 2020 fest, dass eine größere Flexibilität in Bezug auf den Arbeitsort für 50 % der Beschäftigen ein wesentlicher Vorteil ist. Diese Ergebnisse belegen, dass Flexibilität wichtiger wird: Arbeitsnehmer von heute wollen nicht mehr an ein bestimmtes Modell gebunden sein. Dies könnte eine Erklärung für die 158 %-ige Zunahme spezieller Co-Working-Spaces im vergangenen Jahr sein[6]. Das prognostizierte Wachstum lässt bis 2025 auf ein Marktvolumen von weltweit 13,03 Mrd. US-Dollar schließen. Spezielle Co-Working-Spaces sind flexible, dynamische Umgebungen, die ihren Nutzern Zugang zu hochwertiger Technologie und Einrichtungen in einem dynamischen Umfeld bieten. Die Zusammenarbeit gestaltet sich einfach und Nutzer haben die Möglichkeit, in der Nähe des Wohnortes oder in größerer Reichweite von Kollegen und Kunden zu arbeiten.

Die neue Herausforderung

Durch die zunehmende Verbreitung flexiblerer Arbeitsmodelle werden spezielle Co-Working-Spaces und Büros mit einem unkomplizierten „Drop-in“ immer beliebter und zahlreicher. Die Herausforderung für Manager besteht nun darin, für die Sicherheit dieser Räumlichkeiten zu sorgen. Auch im Hinblick auf den Gesundheitsschutz spielt moderne Sicherheitstechnologie eine wichtige Rolle, da die Corona-Infektionen zuletzt wieder deutlich gestiegen sind. In einer vor kurzem veröffentlichten Studie gaben 66 % der befragten Arbeitnehmer an, dass sie sich bei der Rückkehr in eine Büroumgebung Sorgen um ihre Gesundheit und Sicherheit machen würden.[7] Viele Standorte werden von einer großen Zahl von Personen mit schwer vorhersehbaren Bewegungsmustern frequentiert. Manager müssen sich daher zunehmend auf Technologie verlassen, um die Büronutzung verfolgen und angemessene Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen gewährleisten zu können. Ein skalierbares System, das mit den sich entwickelnden Sicherheitsanforderungen Schritt halten kann, ist in der Lage, alle diese Anforderungen zu erfüllen, und trägt gleichzeitig dazu bei, Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden und das Wachstum zu fördern.  

Wie kann physische Sicherheitstechnologie helfen?

Das Internet der Dinge (Internet of Things, IoT) vernetzt Geräte und eröffnet deren Nutzung für Zwecke, für die sie ursprünglich nicht vorgesehen waren. Werden IoT-Geräte und -Sensoren miteinander verbunden, erhöht sich ihre Effektivität erheblich, da sie als kombinierte Systeme mit größerer Reichweite bessere Ergebnisse liefern können. Video-Surveillance-as-a-Service (VSaaS) und Access-Control-as- a-Service (ACaaS) sind verwaltete Dienste, die Erkenntnisse aus einer Vielzahl von Datenquellen generieren. Sie stellen die nächste Generation physischer Sicherheitslösungen dar. CCTV-Kameras werden seit langem in vielen Branchen zur Sicherung von Gebäuden im Innen- und Außenbereich eingesetzt. In den letzten Jahren hat sich die Technologie in diesem Bereich jedoch erheblich weiterentwickelt. Heute gibt es cloudfähige Alternativen zu diesen veralteten, analogen Systemen, die von digitaler Infrastruktur unterstützt werden. Vernetzte IP-Videokameras stellen ein System zur Verfügung, das den Arbeitsplatz auf effiziente und kostengünstige Weise sichern kann. Mit Funktionen zur Personenzählung und Überwachung von Warteschlangen sind Manager beispielsweise in der Lage, die Anzahl von Mitarbeitern oder Besuchern vor Ort zu überprüfen und auf der Grundlage der Echtzeit-Besuchernachfrage Entscheidungen über die Steuerung von Besucherströmen im Gebäude zu treffen. Im Rahmen des VSaaS-Modells lassen sich Kameras problemlos an Cloud-Plattformen anbinden. Durch die Fülle der Erkenntnisse, die mithilfe von Analysen und KI gewonnen werden können, entsteht eine intelligente Geschäfts- und Sicherheitslösung, die von einer einzigen Plattform aus überwacht und an individuelle Anforderungen angepasst bzw. skaliert werden kann.

Überwachung und Zugangskontrolle

In der Vergangenheit gehörte die Zugangskontrolle in der Regel zum Verantwortungsbereich eines Gebäude- oder Büromanagers und war oft nichts anderes als eine einfache Pflichtübung. Dabei  ließen sich die meisten Türen durch Schlüsselkarten öffnen, und es war kaum möglich, zu kontrollieren, wer sich Zugang zum Gebäude verschaffte. Die Verwaltung des Systems und das Aufspüren potenzieller Sicherheitsverstöße war eine manuelle Aufgabe und hatte neben anderen Sicherheitsbelangen eine relativ niedrige Priorität. Hier kommt ACaaS ins Spiel. Access-Control-as-a-Service ermöglicht die Automatisierung von Ein- und Ausgängen und bietet volle Transparenz und Kontrolle über die Bestätigung der Benutzeridentität und die Gewährung oder Verweigerung des Zutritts zu Gebäuden. Ein Zugangskontrollgerät kann jeder Person, die einen Schreibtisch in einer Co-Working-Einrichtung reserviert hat, mithilfe eines QR-Codes auf dem Mobiltelefon Zugang zu den Räumlichkeiten gewähren. Die Videoüberwachung kann einen zweiten Authentifizierungsfaktor bieten, um die Identität des Mitglieds zu bestätigen, das die Räumlichkeiten betreten will. Dadurch wird das Risiko reduziert, dass sich jemand unberechtigten Zutritt zum Gebäude verschafft.

Automatisierung und Fernverwaltung

Bei Lösungen mit Fernverwaltung erhalten Manager und Sicherheitskräfte auf Knopfdruck Updates für eine beliebige Anzahl von Standorten. Dies vermeidet sie nicht nur unnötige Fahrten, die Technologie ermöglicht es auch z.B. das Auslösen von Warnungen und Alarmen bei Sicherheitsvorfällen über digitale (IP-)Lautsprecher zu automatisieren. Alle Mitarbeiter und Kunden werden, ohne menschliches Eingreifen in sichere Zonen geleitet. Durch die Nutzung der erfassten und analysierten Sicherheitsdaten können Erkenntnisse über die Arbeitsweise des Unternehmens in Entscheidungsprozesse einfließen, was zu effizienteren Abläufen und Kosteneinsparungen führt. Unternehmen können den Energieverbrauch sowie die Nutzung von Beleuchtungs- und Heizungssystemen in ruhigeren Zeiten auf der Grundlage der Daten des Zugangskontrollsystems und anderer miteinander verbundener Geräte oder Sensoren optimieren. Dafür greifen sie auf Informationen über die aktuellen betrieblichen Abläufe zu. Mithilfe von Zugangskontroll- und Videoüberwachungsdaten können Nutzungs- und Verhaltensmuster analysiert werden, um z. B. in weniger frequentierten Bereichen des Gebäudes wie Korridoren, Lagerräumen oder Treppenhäusern die Heizung herunterzuregeln und die Beleuchtung zu vermindern. Personenzählfunktionen erlauben Rückschlüsse auf die regelmäßige Nutzung des Gebäudes. Diese Einblicke in die Aktivitäten im Gebäude − die Anzahl der anwesenden Personen und ihre Bewegungen − können für Versicherungszwecke nützlich sein, zum Beispiel um nachzuweisen, dass die erforderlichen Sicherheits-/ Brandschutzvorschriften eingehalten wurden. Auch Mitarbeiterinnen oder Co-Workern kommen diese Informationen zugute: Auf Basis der Echtzeit-Belegungs- und Nutzungsdaten können sie entscheiden, ob sie von zu Hause arbeiten oder Büroräume buchen sollten.

Gesundheits- und Arbeitsschutz

Die Schwankungen der Corona-Infektionsraten geben nach wie vor Anlass zur Besorgnis. Gebäudeeigentümer und -verwalter sind zu Recht verunsichert. Sie stehen unter zunehmendem Druck, eine saubere, infektionsfreie Umgebung zur Verfügung zu stellen. Für Co-Working-Einrichtungen bedeutet ein Verlust an Kunden einen Verlust an Einnahmen. Daher ist es für sie unternehmenskritisch, dafür zu sorgen, dass ihre Kunden die Einrichtungen immer wieder nutzen, ohne sich Sorgen über gesundheitliche Risiken machen zu müssen. Berührungsfreie oder kontaktlose Zugangskontrolltechnologie am Eingang schützt z.B. davor, sich durch das Berühren gemeinsam genutzter Oberflächen zu infizieren. Beim Betreten des Gebäudes können mit dem Videoüberwachungssystem verbundene IP-Lautsprecher automatische Meldungen ausgeben, um Benutzer an sichere Verhaltensweisen zu erinnern. Da es nur wenige behördliche Vorschriften für derartige Maßnahmen gibt, können diese Warnungen lediglich als Empfehlungen dienen. Die Technologie und die Funktionen sind vorhanden und können für jedes künftige Ereignis, bei dem wichtige Gesundheits- und Sicherheitshinweise vermittelt werden müssen, genutzt und angepasst werden.  

Fazit

Cloud-Technologien wie VSaaS und ACaaS ermöglichen es, schnell auf neue Anforderungen zu reagieren und bestehenden Lösungen entsprechend anzupassen und zu skalieren − ein entscheidender Vorteil in der veränderlichen Arbeitswelt von heute. Die Lösungen werden „as-a-Service“, also als Dienstleistungsmodell angeboten, was die Investitionskosten senkt.  Sicherheits- und Überwachungstechnologien bieten heute wertvolle Einblicke und unterstützen die optimale Gebäude- und Energienutzung, ein effektives Belegungsmanagement und die Verbesserung der Gesundheit und Sicherheit in Gebäuden. Angesichts der schnellen Zunahme flexibler Arbeitsmodelle werden Co-Working-Spaces und flexible Arbeitsbereiche, die geeignete Maßnahmen zur Schaffung einer sicheren Umgebung vorweisen können, zweifellos von derartigen Lösungen profitieren.

[1] https://review42.com/resources/remote-work-statistics/

[2] https://www.forbes.com/sites/ashiraprossack1/2021/02/10/5-statistics-employers-need-to-know-about-the-remote-workforce/?sh=4194b5f3655d

[3] https://review42.com/resources/remote-work-statistics/

[4] https://review42.com/resources/remote-work-statistics/

[5] https://www.morphean.com/insights/impact-of-covid-19-on-cloud-adoption-and-the-implications-for-the-physical-security-industry

[6] https://ergonomictrends.com/coworking-space-statistics/

[7] https://envoy.com/blog/envoy-survey-finds-employees-want-companies-to-embrace-hybrid-work-and-mandate-covid-vaccines/

https://www.morphean.com/insights/en-how-can-hosted-security-support-the-flexible-working-model?utm_source=mediasafari&utm_medium=pr&utm_campaign=leadgen&utm_term=Flexwork+Whitepaper&utm_content=en