Durchgehend digitale Schlüsselverwaltung

Die manuelle Verwaltung von Schlüsseln ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Mit dem Cloud-Service ‚LokiTime‘ lässt sich der Prozess durchgehend digitalisieren.

Papierformulare, Aktenordner, Excel-Listen: So sieht es aus, wenn Unternehmen und Organisationen ihre Schlüssel ‚zu Fuß‘ verwalten. „Mehr als die Hälfte aller Schlüsselverwaltungen geschieht in Deutschland immer noch auf traditionellem Wege“, schätzt Friedel Hacker, Geschäftsführer von Traka Deutschland, der deutschen Vertriebsgesellschaft des Herstellers von elektronischen Schlüsselschränken und Fachanlagen. „Je mehr Schlüssel verwaltet werden, desto höher der manuelle Aufwand. Hinzu kommt, dass die Informationen bei der traditionellen Methode an einen Ort gebunden sind und Absprachen verloren gehen können.“

Nicht zuletzt angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels ist eine aufwendige manuelle Schlüsselverwaltung kaum mehr zeitgemäß. „Als in der Corona-Zeit ganze Teams wegen Krankheit oder Quarantäne ausgefallen sind, haben Unternehmen in ihrer ortsgebundenen Schlüsselverwaltung Engpässe erlebt“, so Hacker. „Seitdem ist das Interesse an einer Digitalisierung, die für mehr Flexibilität sorgt und die zuständigen Abteilungen entlastet, deutlich gestiegen.“

NFC-Tag statt manuelle Eingabe

Tatsächlich lassen sich die Prozesse in der Schlüsselverwaltung problemlos durchgehend digitalisieren. Ein Beispiel ist die von Traka angebotene cloud-basierte Lösung LokiTime Key Control. In Verbindung mit einem intelligenten Schlüsselschrank lässt sich damit die Schlüsselkontrolle von der bestätigten Abgabe über die sichere Aufbewahrung und Übersicht bis zur dokumentierten Rückgabe komplett digital und papierfrei abbilden. Die Schlüssel werden dafür sicher verplombt mit NFC-Tags versehen. Der NFC-Tag dient als eindeutige Identifizierung und ermöglicht die automatisierte Kommunikation mit der Smartphone-App, ohne dass dafür manuell Daten eingegeben werden müssen.

Die in Finnland entwickelte App ist benutzerfreundlich konzipiert und weitgehend selbsterklärend. Bei der Schlüsselabgabe wird eine Vereinbarung als digitales PDF-Dokument erstellt, am Smartphone signiert und in der LokiTime-Cloud gespeichert. Entsprechend wird auch die Rückgabe dokumentiert. Zugriffsberechtigte haben so über die Cloud jederzeit und an jedem Standort einen Echtzeit-Überblick darüber, welche Schlüssel zu welchem Zeitpunkt an welche Personen abgegeben wurden und ob sie rechtzeitig wieder zurückgegeben sind. Seit der neuesten Funktionserweiterung lässt sich mit der App inzwischen auch überprüfen, ob der Schlüssel sich im Schrank oder unterwegs im Feld befindet. Das erspart den Weg zum Schlüsselschrank und ist ein weiterer Schritt zur dezentralen Kontrolle.

Über die Cloud können mehrere Teammitglieder ortsungebunden mit der Schlüsselverwaltung arbeiten. Dabei lassen sich unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben, etwa nur einsehen, nur eingeben, Schlüssel entnehmen etc. Gespeichert werden lediglich die für den Dienst erforderlichen Daten, die Server stehen in Deutschland bzw. innerhalb der EU. Da der Hersteller den Cloud-Service über einen monatlichen Mietpreis bereitstellt, der sich nach Anzahl von Schlüsseln bzw. Objekten, Aufbewahrungsstandorten und Administratoren richtet, lässt sich die Lösung leicht für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Anforderungen skalieren.

Nicht nur für Schlüssel

LokiTime ist nicht allein für die Schlüsselverwaltung konzipiert. In Verbindung mit einem gesicherten, protokollierenden Verwahrsystem eignet sich der Cloud-Service für eine Vielzahl von ausleihbaren Gegenständen, von Schlüsseln und Zugangskarten über Tablet-Computer und Notebooks für Schüler und Studierende bis zu Arbeitsgeräten in Betrieben. Für die sichere Aufbewahrung bietet Traka neben intelligenten Schlüsselschränken auch Fachanlagen. „In Deutschland liegt der Fokus derzeit noch stärker auf der Schlüsselaufbewahrung“, so Friedel Hacker. „Im Ausland ist der Anteil an Fachanlagen für Objekte deutlich höher. Die Bandbreite reicht von Laptop-Fachsäulen für Hochschulen bis zur protokollierenden Aufbewahrung von Waffen für US-amerikanische Sicherheitsbehörden.“

Die Vorteile einer durchgehend digitalen, cloud-basierten Schlüssel- und Objektverwaltung liegen auf der Hand. Der Verwaltungsprozess wird erheblich vereinfacht, die dokumentierte Übergabe von Schlüsseln oder Objekten erfolgt deutlich schneller und unkomplizierter. Die App bietet einen Echtzeit-Überblick über alle Benutzer, Schlüssel, Anlagen und Standorte. Statt einer zentralen Papierablage stehen die Daten jederzeit ortsungebunden zur Verfügung, das heißt sie können von Teams oder verschiedenen beteiligten Parteien gemeinsam genutzt werden.

Zahlreiche Einsatzbereiche

Von der Schlüsselverwaltung in Unternehmen bis zur Ausgabe von Arbeitsgeräten lassen sich die Vorteile der Cloud-Lösung in etlichen Anwendungsbereichen nutzen. „LokiTime ist überall da sinnvoll, wo Nutzer nicht den direkten Zugriff auf das verwahrende System haben, sondern eine Instanz wie beispielsweise ein Verwalter dazwischengeschaltet ist“, erklärt Friedel Hacker. Typisches Beispiel ist der Bereich Facility Management. Die digitale Lösung vereinfacht nicht nur die Schlüsselausgabe und -rücknahme, sondern macht es auch möglich, dass Immobilienbesitzer, Immobilienverwalter, Hausverwaltung sowie Schlüssel- und Sicherheitsdienste die relevanten Daten gemeinsam nutzen und dabei jederzeit auf Echtzeit-Informationen zugreifen können. Das ist vor allem bei Liegenschaften mit einer großen Anzahl von Schlüsselbesitzern und häufigen Wechseln von Vorteil, beispielsweise bei Einkaufszentren oder Büroimmobilien.

Ein wichtiger Einsatzbereich für die digitalisierte Schlüsselverwaltung ist auch der Bereich häusliche Pflege. Aufgrund des wachsenden Pflegebedarfs brauchen immer mehr Pflegedienste und Hausnotrufe Zugang zu Wohnungen. Größere Pflegedienste müssen oft Hunderte von Schlüsseln verwalten. Mit der Cloud-Lösung und einem intelligenten Schlüsselschrank können die Schlüssel unkompliziert verwaltet, sicher an einem festen Steckplatz deponiert und dokumentierbar an Mitarbeiter ausgegeben werden.

„Der zunehmende Fachkräftemangel lässt sich nur mit der Digitalisierung von Prozessen bewältigen“, so Friedel Hacker von Traka. „Das gilt auch für die Schlüssel- und Objektkontrolle. Hier wird derzeit noch vieles manuell verwaltet, das sich digital schneller und sicherer erledigen lässt. LokiTime ist derzeit die einzige Lösung am Markt, die die Schlüssel- und Objektverwaltung mit 100% NFC-Technik durchgehend digital abbilden kann.“

http://www.traka.de